01/09/2026

Europejskie Regionalne Centrum Ekohydrologii
Polskiej Akademii Nauk 
90-364 Łódź, ul. Tylna 3

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT 

1) Tryb udzielenia zamówienia.
·        Postępowanie o udzielenie zamówienia w oparciu o art. 2 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r.  Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2019 poz. 2019 ze zm.) – zamówienie poniżej 170.000,00  zł netto 
·        Do czynności podejmowanych przez Podmiot zamawiający, zwany dalej „Zamawiającym” i Podmiot zainteresowany, zwany dalej „Wykonawcą”, w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się zapisy przedstawione w niniejszym Zaproszeniu.

2) Opis przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem Zaproszenia jest realizacja zadania pn.: Wynajem sal konferencyjnych wraz z zapewnieniem pełnej obsługi gastronomicznej w związku z organizacją Konferencji Alternet 2027 w dniach 24–26 maja 2027 roku. Gospodarzem Konferencji „Krajobrazy wodne Europy: Przywracanie odpornych krajobrazów w zmieniającej się Europie” jest ERCE PAN.

Specyfikacja Warunków Zamówienia:
a) Zamawiający wymaga zapewnienia sal konferencyjnych w dniach 24–26.05.2027 r. w godzinach: 8.00-20.00 o następujących parametrach:
-  sala główna przeznaczona dla max 200 osób. Wyposażona w profesjonalne nagłośnienie (w tym mikrofony bezprzewodowe) oraz sprzęt multimedialny (projektor, ekran).
-  cztery sale warsztatowe (podgrupowe), każda o powierzchni od 80 m² do 100 m². Obie sale muszą być wyposażone w rzutnik multimedialny (HDMI), flipchart z kartkami i mazakami, nagłośnienie z dwoma
   mikrofonami.
- wspólne wymagania dla wszystkich sal to sprawna klimatyzacja, dostęp do bezprzewodowego Internetu Wi-Fi dla uczestników oraz możliwość wcześniejszego przygotowania sal przed rozpoczęciem paneli.
b) Wymagania gastronomiczne (Catering). Wykonawca zapewni obsługę gastronomiczną w każdym dniu trwania konferencji (24–26.05.2027 r.) według poniższej specyfikacji:
-  Całodzienny serwis kawowy (wersja ciągła):

• Dostępny dla uczestników przez cały czas trwania obrad.
• Skład serwisu: świeżo parzona kawa, wybór herbat, woda mineralna (gazowana i niegazowana), soki owocowe oraz ciasteczka.
• Bufet kawowy powinien być na bieżąco uzupełniany przez obsługę.

-  Lunch w formie obiadu (bufet szwedzki):

• Czas trwania: przewidziany na ok. 1,5 godziny każdego dnia.
• Standard: podstawowa wersja menu oferowana przez hotel (ciepłe dania główne do wyboru, dodatki, surówki oraz napoje).

3) Warunki lokalizacji realizacji Zamówienia:
· Obiekt musi być zlokalizowany w granicach Strefy Wielkomiejskiej Łodzi.
· Dogodny dojazd z głównych dworców kolejowych oraz komunikacją miejską
· Wyklucza się obiekty na peryferiach miasta, generujące konieczność organizowania dodatkowego transportu dla uczestników.

4) Warunki płatności i udzielenia zaliczki:
· Zamawiający dopuszcza możliwość wpłaty zaliczki na poczet rezerwacji usług objętych przedmiotem zamówienia w roku budżetowym 2026.
· Wysokość zaliczki nie może przekroczyć 25 000,00 zł brutto.
· Wypłata zaliczki nastąpi w terminie do 14 dni od dnia obustronnego podpisania umowy oraz po wystawieniu przez Wykonawcę prawidłowej faktury zaliczkowej.

5) Opis sposobu przygotowywania ofert.
· Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę – zał. Nr 1 do Zaproszenia;
· Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy;
· Oferta musi być sporządzona pod rygorem nieważności w formie pisemnej, w języku polskim w 1 egz.
· Składając ofertę Wykonawca oświadcza, iż wykona przedmiot zamówienia zgodnie z wszystkimi wymaganiami Zamawiającego opisanymi w niniejszym Zaproszeniu i jego załącznikach.

6) Miejsce oraz sposób, termin składania i otwarcia ofert.
· Oferty należy składać za pomocą poczty elektronicznej na adres erce@erce.unesco.lodz.pl 
· Oferty należy składać w terminie do dnia 14.09.2025 roku do godziny 15.00
· Oferty złożone po upływie wyznaczonego terminu nie będą rozpatrywane; 

7) Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty.
· Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę, spośród ważnych ofert złożonych w postępowaniu na podstawie kryterium -  cena netto za przedmiot zamówienia – 100% 
· W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, jak również negocjować treść i ceny ofert z zachowaniem zasad przejrzystości oraz uczciwego traktowania Wykonawców.
· Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia w szczególności, jeżeli nie zostanie złożona żadna oferta, lub wszystkie złożone oferty zostaną odrzucone, albo cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

8) Termin związania ofertą.
Termin związania ofertą wynosi 30 dni.

9) Załączniki do Zaproszenia
Załącznik nr 1 – Formularz oferty